תערוכות הן הזדמנות מצויינת ליצור קשרים עסקיים, גם קשרים בין עסקים וגם קשרים בין עסקים ללקוחות. הבעיה המרכזית בתערוכות היא שכל עסק או חברה מקבלים דוכן אחד בדרך כלל והעלות של כל דוכן היא יחסית לגודל הדוכן ומיקומו, לכן עסק יחסית קטן יתקשה להשיג מיקום טוב לדוכן שלו וכמובן דוכן גדול יעלה יותר כסף. אז איך בדיוק אפשר להשתתף בתערוכות ובכל זאת להתחרות במאות או אלפי העסקים המשתתפים בתערוכה ומציגים את מרכולת? התשובה היא מאד פשוטה: מתנות למבקרים.

בכל תערוכה שהשתתפתם בה חולקו מתנות, אם אלו תיקים, יומנים, מחברות, דיסק און קי או כל מוצר אחר המתנות בדרך כלל מושכות את מבקרי התערוכות אל הדוכנים כי כולם אוהבים לקבל מתנות וכאשר המקרים כבר מגיעים לדוכן הדרך משם לשיחה קולחת לגבי המוצרים או השירותים שלכם היא קצרה.

אז איך בוחרים מתנות או יותר נכון מוצרי פרסום לתערוכות?

1. ביחרו מתנה המתאימה לנושא התערוכה.

מאד חשוב להתאים את המתנה לנושא התערוכה, אם למשל התערוכה היא בנושא אוכל – חלוקת מחזיקי מפתחות מן הסתם לא תביא מבקרים, אבל ספר מתכונים או ערכת בישול או אפילו דיסק און קי עם לוגו שלכם עליו כן יביא אותם אליכם. אנשים מגיעים לתערוכות להתעניין וללמוד ואם תוך כדי כך הם מקבלים מתנה הם מן הסתם ירצו לקבל את המידע אצלכם ולא אצל המתחרים.

2. אל תזלזלו במבקרי התערוכה

זלזול הכוונה היא לחפש מתנה פשוטה ולא מתוחכמת תהיה טעות חמורה, מנסיוננו הרחב בתחום התערוכות, מבקרי התערוכות בוחרים את מסלול הביקור שלהם בתערוכה על פי חשיבות החברות אבל לא פחות על פי מוצרי הפרסום המחולקים בדוכנים השונים, נתקלנו אפילו במבקרי תערוכות שחצו את כל איזור התערוכה (שעלול להיות רחב ידיים) על מנת להגיע לדוכן מסויים בו מחלקים מתנה שהם רוצים.

3. חישבו על המסר שאתם רוצים להעביר

מוצרי פרסום או מתנות בתערוכות גם מעבירים מסר למקבלים, המסר בדרך כלל מתוחכם ונובע רק מהסתכלות על המתנה, למשל דיסק און קי בצורת לוגו או יומנים ומחברות ממוחזרים יכולים להתאים מאד לסוגי תערוכות בהם המבקרים רגישים לאיכות הסביבה, אל תבחרו עטי פלסטיק אם התערוכה היא תערוכת יום כדור הארץ!.

4. חישבו על התקציב העומד לרשותכם לפרסום בתערוכה

אם חשבתם על שלט ענק, אולי מתנה איכותית יותר למבקרים תשיג תוצאות טובות יותר ותביא כמות מבקרים גדולה יותר לדוכן שלכם.

5. דאגו לאחראי חלוקת מוצרי הפרסום

רב המשתתפים בתערוכות בדרך כלל מבקשים מתנה נוספת בדרך כזו או אחרת – בשביל האישה\חבר\חברה\דוד\בוס וכולי, דאגו לאדם שיהיה אחראי על חלוקת מוצרי הפרסום שלכם בתערוכה על מנת שלא תחלקו מספר מתנות לכל מבקר.

6. שלא יגמר לעולם

אל תהיו במצב בו מגיע מבקר לדוכן ואין לכם יותר מתנות לחלוקה, שמועות מתפזרות מהר בתערוכות והשמועה כי הדוכן שלכם כבר לא מעניין (כי אין מתנות יותר) תגיע עד מהרה לשער הכניסה לתעאוכה ותמנע ממבקרים להגיע לדוכן שלכם.

מה עושה תערוכה לתערוכה? האם זה הרעיון של לאסוף כמה מאות או אלפי אנשים החלוקים רעיונות דומים ואינטרסים דומים? האם זה בגלל שהם רוצים לאות את חזית התעשיה בתחום? ב-http://investorwords.com הם מתארים תערוכה כ-"מאורע בו סחורות ושירותים בתחום מסויים מוצגים לראווה ומודגמים" . זוהי תשובה נכונה ביחס לשאלות ששאלנו קודם לכן, אבל כמציג בתערוכה  יש ביכולתך לספק ללקוחותיך את החוויה הטובה ביותר בביתן שלך. ההגיון מאחורי זה הוא  קודם כל להשאר תמיד בחוד החנית של התעשיה ולהראות כך ללקוחותיך וספקיך. שנית , יש יתרון בלהראות ללקוחות קיימים חדשנות גמישות ויכולות שאין למתחריך.
אייקון מוצרי פרסום מבינה שתערוכות ותכנונן הוא תהליך לחוץ , לכן בנינו מעין מיני מדריך לתכנון תערוכות על מנת להפוך את חווית תכנון התערוכה שלך לטובה ביותר שהיא יכולה להיות.

הדבר הראשון שיש לזכור הוא שכמציג בתערוכה, הוא: "תזמון זה הכל". התחל בתכנון נכון ומוקדם. ערוך רשימה או תרשים זרימה על מנת לראות את כל הצדדים  והדברים שברצונך להשיג בתום התערוכה. לדוגמא, בירור גודל דוכן הוא מידע חיוני על מנת שתוכל לדעת כמה מקום יהיה לך להציג את שירותיך או מוצריך. החלט מה המידע המועיל והחשוב ביותר שברצונך לקחת עמך לתערוכה, בין אם םאתה מביא עמך דוגמאות ספציפיות או ציוד. חשוב על הדרך הטובה ביותר להשיג את תשומת הלב של משתתפי התערוכה וקהל היעד שלך. שאל את עצמך שאלות כגון: האם שם החברה צריך להיות בחלק הקדמי של הדוכן או מעל לראשי האנשים?, איפה המיקום הטוב ביותר לעלונים או לברושורים שלך?, האם צריך סיסמת מכירות קליטה?  לאחר שתענה על כל השאלות הללו, תוכל להמשיך הלאה לשלב הבא והוא מיקוד תשומת הלב שלך בקהל היעד, אפיונו, וחשיבה על דרכים מקוריות להשגת תשומת הלב שלו.

כעת מצוייד במידע הנ"ל אתה יודע מה להביא עמך לתערוכה, ואיך תסדר את הביתן שלך – עליך לחשוב: איך תמשוך קהל לביתן?, ובכן ישנן שתי  אפשרויות בסיסיות. הראשונה היא להביא קריין או דבר מצויין ומוכר (אולי אפילו סלבריטי). השנייה היא להשתמש במוצרי פרסום מן השורה הראשונה, שיהיו חדשניים, מושכים, שימושיים בקיצור – מוצרי פרסום או מוצרי חלוקה שכולם ירצו. נתבונן כעת בשתי הדרכים ונתחיל עם האפשרות של להביא דובר או קריין מצויין. חיפוש קריין או דובר מצויין יכול להיות משימה קשה עד בלתי אפשרית,  וכשכבר מצאת האפשרות הזו יכולה להיות יקרה עד מאד. אבל למה שתשלם למישהו שהידע שלו בתעשיה שלך נמוך מן הסתם? שלא לדבר על כך שאתה מכיר את מוצריך והשירותים שאתה מספק טוב יותר מכולם. אתה מנהל עסק בתחום מסויים כי יש לך שנים של נסיון בתחום, וכמו כן – גם את הכישורים המתאימים לכך. כעת נבחן את האפשרות השניה שהיא לחלק מוצרי פרסום שימשכו קהל רב ככל האפשר.  יש לזכור כי גם פעולה זו יכולה להיות קשה מאד, אולם אצלינו באייקון מוצרי פרסום תמצא את מיטב המומחים המגובים בשנים של נסיון בתחום על מנת לספק לך את חוד החנית של מוצרי הפרסום במתאימים בדיוק לצרכיך ובכך תחסוך הרבה מאד זמן וכסף.

לבסוף, עליך לסיים עם הפרטים הקטנים. בזמן ההכי פחות עמוס בתחום העבודה שלך, או בזמן שלפני עונת התערוכות בתחומך, נצל את הזמן להבין מספר דברים: למי תחלק את מוצרי הפרסום שתביא אתך לתערוכה?  איפה תציג את מוצרי הפרסום – או יותר נכון – איפה תחלק את מוצרי הפרסום?, כמה מוצרי פרסום תחלק?  וכיוב'. הדבר הבא הוא לחזור על נקודות המפתח שברצונך להציג בתערוכה, ונסה לזכור תשובות והסברים לשאלות נפוצות. אינך רוצה לעיין בספרים על כל שאלה שתשאל פשוטה ככל שתהיה, זה לא נראה מקצועי ומשרה תחושה של חוסר בטחון וחוסר נסיון והחשוב מכל, עיון בספרים מפר או שובר את קשר העין עם הקהל בתערוכה שהוא אחד הדברים החשובים לשמור עליו לכל אורך התערוכה, קשר עין משרה תחושה של כנות, ועניין אמיתי בשיחה וכמובן את התחושה כי אתה מאמין במה שאתה מוכר ואומר.